Patienten-Datenschutzinformation

BK Physiobox UG (haftungsbeschränkt) Stand: 24. Mai 2026 — Hansen-Review eingearbeitet Version: P1-v1.0-2026-05-24

Hinweis zur Abgrenzung: Dieses Dokument informiert Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Behandlungsverhältnisses in unserer Praxis (Art. 12 ff DSGVO).

Für die Nutzung unserer Websites (physiobox-badkreuznach.de / physiotherapiemainz.de / physiotherapiemainz-zollhafen.de) gilt zusätzlich eine separate Datenschutzerklärung, die Sie unter /datenschutz auf der jeweiligen Website finden.

Sie müssen dieses Dokument nicht unterschreiben. Es dient Ihrer Information nach Art. 12 ff DSGVO. Im Behandlungsvertrag bestätigen Sie lediglich mit einer Checkbox, diese Information zur Kenntnis genommen zu haben — das ist keine Einwilligung, sondern nur ein Nachweis, dass wir Sie informiert haben (wir benötigen diesen Nachweis gem. Art. 5 Abs. 2 DSGVO).

Eine echte Unterschrift ist nur dort erforderlich, wo wir Sie ausdrücklich darum bitten: Behandlungsvertrag (§ 630a BGB) und zusätzliche freiwillige Einwilligungen (z. B. SMS-Erinnerungen, Online-Anamnese, Foto-Dokumentation).

1. Wer ist für die Verarbeitung verantwortlich?

BK Physiobox UG (haftungsbeschränkt) Schwabenheimer Weg 58, 55543 Bad Kreuznach Amtsgericht Bad Kreuznach, HRB 23768 vertreten durch den Geschäftsführer Lukas Becker

Telefon: 0671 84159780 E-Mail: info@physiobox-badkreuznach.de

Ihr Behandlungsort ist einer der folgenden Standorte:

• PhysioBox Bad Kreuznach — Schwabenheimer Weg 58, 55543 Bad Kreuznach
• PhysioBox Mainz Wallstraße — Wallstraße 3-5, 55122 Mainz
• PhysioBox Mainz-Zollhafen — Rheinallee 88, 55120 Mainz

Verantwortlich für die Datenverarbeitung an allen drei Standorten ist die BK Physiobox UG (haftungsbeschränkt).

2. Datenschutzbeauftragter

Externer Datenschutzbeauftragter mit Wirkung zum 18. Mai 2026:

Herr Jan Hansen Gervinusstraße 46, 64287 Darmstadt Telefon: 0171 8548502

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:

• E-Mail: datenschutz@physiobox-badkreuznach.de (wird intern an den DSB weitergeleitet)

3. Welche Daten verarbeiten wir über Sie?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in dem Umfang, der für Ihre physiotherapeutische Behandlung sowie deren Abrechnung und Dokumentation erforderlich ist.

4. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten — und auf welcher Rechtsgrundlage?

4.1 Durchführung des Behandlungsvertrags

Zweck: Anamnese, Behandlungsplanung, Therapiedurchführung, Dokumentation.

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) für Stamm- und Vertragsdaten
• Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG (Gesundheitsversorgung) für Gesundheitsdaten
• § 630f BGB (Dokumentationspflicht des Behandelnden)

Für diese Kernverarbeitung ist keine Einwilligung erforderlich; sie erfolgt auf gesetzlicher und auf vertraglicher Grundlage.

4.2 Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen

Zweck: Übermittlung der Leistungsdaten an Ihre gesetzliche Krankenkasse oder deren Abrechnungszentrum.

Rechtsgrundlage: § 302 SGB V (gesetzliche Verpflichtung) i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Es werden die zur Abrechnung erforderlichen Daten übermittelt: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kostenträger, Diagnose, Behandlungsdaten, erbrachte Heilmittel.

4.3 Abrechnung mit Privatpatienten / Selbstzahlern

Zweck: Rechnungsstellung an Sie.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie § 14 UStG und AO (steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung).

4.4 Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

Zweck: Aufbewahrung der Patientenakte.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m.

• § 630f Abs. 3 BGB (10 Jahre Patientenakte)
• § 147 AO, § 257 HGB (6-10 Jahre je nach Art der Rechnungsunterlagen)

4.5 Termin-Erinnerungen per SMS / WhatsApp / E-Mail

Zweck: Automatische Erinnerung an bevorstehende Termine, um Ausfälle zu vermeiden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) i. V. m. § 7 Abs. 3 UWG analog für werbliche Kommunikation.

Diese Verarbeitung erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen, gesonderten Einwilligung (siehe Einwilligungsformular P2). Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Behandlung selbst wird davon nicht beeinträchtigt.

4.6 Online-Anamnesebogen (Proleos / HMM Deutschland)

Zweck: Digitale Vorab-Erfassung von Anamnesedaten über die Plattform „Proleos" der HMM Deutschland GmbH vor dem Ersttermin.

Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Der Einsatz erfolgt nur, wenn Sie im Anmeldeprozess aktiv einwilligen. Alternativ können Sie die Anamnese in Papierform oder im Gespräch vor Ort durchführen.

4.7 KI-gestützte Vorklassifizierung eingehender Anfragen

Zweck: Bei Kontaktaufnahme über unsere Website oder per E-Mail wird Ihre Anfrage mithilfe eines KI-Systems vorklassifiziert und ein Antwortvorschlag generiert. Die finale Bearbeitung und alle zu treffenden Entscheidungen erfolgen ausschließlich durch unser Praxisteam (keine ausschließlich automatisierte Entscheidung i. S. v. Art. 22 DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO bei gesundheitsbezogenen Inhalten.

Weitere Details finden Sie in der Web-Datenschutzerklärung (online unter /datenschutz auf der Website Ihres Standorts: physiobox-badkreuznach.de · physiotherapiemainz.de · physiotherapiemainz-zollhafen.de), Abschnitt 6.5.

4.8 Foto-/Videodokumentation des Behandlungsverlaufs

Zweck: Dokumentation von Therapieerfolgen (z. B. Haltungsanalyse, Bewegungsanalyse).

Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung) und §§ 22, 23 KUG.

Erfolgt nur mit Ihrer gesonderten Einwilligung (P2). Ohne Einwilligung werden keine Bildaufnahmen erstellt.

5. An wen geben wir Ihre Daten weiter?

Ihre Daten werden grundsätzlich vertraulich behandelt und unterliegen der Schweigepflicht nach § 203 StGB. Eine Weitergabe erfolgt nur in folgenden Fällen:

Eine Weitergabe an sonstige Dritte (z. B. Angehörige, Arbeitgeber, Versicherungen außerhalb der gesetzlichen KV) erfolgt ausschließlich mit Ihrer schriftlichen Einwilligung (Schweigepflichtentbindung, siehe Behandlungsvertrag § 5).

6. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung Ihrer Patientendaten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) findet so weit wie möglich nicht statt. Theorg, Optica, Krankenkassen und ggf. Proleos werden ausschließlich in Deutschland betrieben.

Soweit im Rahmen der unter 4.7 beschriebenen KI-gestützten Vorklassifizierung von Web-Anfragen Dienste von Microsoft Ireland (Azure OpenAI, EU-Region) oder AWS EMEA SARL (Bedrock, EU-Region Frankfurt) genutzt werden, erfolgt die Verarbeitung in EU-Rechenzentren. Die US-Muttergesellschaften sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Details siehe Web-Datenschutzerklärung, Abschnitt 6.5.

7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Nach Ablauf der Fristen werden Ihre Daten gelöscht oder anonymisiert.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte nach der DSGVO:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — welche Daten wir über Sie verarbeiten
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — falsche Daten korrigieren
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — „Recht auf Vergessen werden"; eingeschränkt, soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen (§ 630f BGB)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Export Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen
• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — jederzeit mit Wirkung für die Zukunft
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Geltendmachung: per E-Mail an datenschutz@physiobox-badkreuznach.de, telefonisch, oder per Post an die unter 1. genannte Anschrift.

9. Zuständige Aufsichtsbehörde

Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz (LfDI RLP) Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz Telefon: 06131 208-2449 E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de Web: https://www.datenschutz.rlp.de

10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung im Behandlungsverhältnis

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO über Sie statt. Sämtliche Behandlungsentscheidungen, Terminvergaben und Antworten auf Anfragen werden letztverantwortlich durch qualifiziertes Praxispersonal getroffen.

Dies gilt auch für die unter 4.7 beschriebene KI-gestützte Vorklassifizierung von Web-Anfragen: Das KI-System erstellt lediglich einen Vorschlag; die Bearbeitung und Antwort erfolgt durch unser Praxisteam.

11. Bereitstellung Ihrer Daten — verpflichtend oder freiwillig?

Die Bereitstellung Ihrer Stammdaten, Versicherungsdaten und Gesundheitsdaten ist für den Abschluss und die Durchführung des Behandlungsvertrags sowie für die Abrechnung mit Ihrer Krankenkasse erforderlich. Ohne diese Daten können wir die Behandlung nicht durchführen oder nicht abrechnen.

Die Bereitstellung von Daten für die unter 4.5 – 4.8 genannten Zwecke (SMS-Erinnerungen, Proleos, Foto-Dokumentation, Schweigepflichtentbindung) ist freiwillig und beruht auf Ihrer Einwilligung. Eine Verweigerung hat keine Auswirkungen auf Ihren Behandlungsanspruch.

12. Aktualität und Änderungen

Stand dieser Patienten-Datenschutzinformation: 24. Mai 2026.

Wir behalten uns vor, diese Information bei gesetzlichen oder organisatorischen Änderungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung liegt am Empfang aus und ist unter /patienten-datenschutz auf unseren Websites abrufbar.

Diese Information dient Ihrer Kenntnis. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich. Bei Rückfragen wenden Sie sich gern an uns oder an unseren Datenschutzbeauftragten.